건물 관리비가 부담스럽다고 해서

청소 횟수를 줄이거나 시설관리를 최소화하는 것이 정답은 아닙니다.

실제 건물관리 현장에서는 관리 인력의 구성과 근무 방식, 외주업체 운영, 업무 분담 구조​를 조정하는 것만으로도 

관리비를 절감할 수 있는 경우가 있습니다.

건물관리소는 건물의 현재 관리비 구조를 먼저 분석하고,

건물 규모와 업무량에 맞는 효율적인 관리 시스템을 제안합니다.

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관리비가 높은 이유는 전기료만의 문제는 아닙니다

상가나 꼬마빌딩의 관리비를 살펴보면 다양한 비용이 발생합니다.

관리인력 인건비

청소비

전기안전관리비

소방안전관리비

승강기 유지관리비

CCTV 유지관리비

정화조 관리비

시설 유지보수비

각종 외주업체 비용

이 가운데 어떤 건물은 전기료보다 관리 인력에 들어가는 비용이 훨씬 큰 비중을 차지하기도 합니다.

따라서 관리비를 줄이기 위해서는 단순히 공용전기나 청소비를 줄이는 것보다 

현재 관리방식이 건물 규모에 적합한지 먼저 확인하는 것이 중요합니다.

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실제 건물관리 사례를 살펴보겠습니다.

서울의 한 상가건물에서 관리비 절감과 관련된 상담이 있었습니다.

해당 건물은 지하 1층부터 지상 6층 규모의 상가건물이었습니다.

건물주는 임차인들의 관리비 부담이 크다는 점을 고민하고 있었습니다.

처음에는 공용전기료나 시설관리비가 주요 원인이라고 생각했지만, 

실제 관리비 구조를 확인해보니 다른 부분에서 비용이 크게 발생하고 있었습니다.

가장 큰 비용은 관리소장 인건비였습니다.

기존에는 관리소장이 상주하면서 건물의 전반적인 관리를 담당하고 있었습니다.

관리소장 인건비만 월 약 250만 원이었습니다.

물론 현장 관리 인력이 필요한 건물이었지만, 현장을 확인해보니 하루 종일 상주해야 할 만큼 업무가 계속 발생하는 구조는 아니었습니다.

민원은 특정 시간대에 집중되어 있었고, 시설 점검 역시 일정에 따라 관리할 수 있는 업무가 많았습니다.

그래서 저희는 일반적인 상주관리 대신 파트타임 관리 방식을 제안했습니다.

기존의 관리 방식은 현장 관리소장이 대부분의 업무를 담당하는 구조였습니다.

이를 다음과 같이 나누었습니다.

본사 관리

임차인 민원 대응

시설업체 일정 조율

법정 점검 일정 관리

관리비 관련 업무

각종 행정업무

긴급상황 대응

현장 관리

시설 상태 확인

공용부분 점검

현장 민원 확인

작업 및 공사 확인

건물 환경 점검

현장 관리자는 주 5일, 하루 3시간 현장에 출근하고, 

그 외 행정 및 관리업무는 본사에서 지원하는 방식으로 변경했습니다.

즉, 필요한 현장 관리는 유지하면서 현장에 사람이 계속 상주해야 하는 구조를 없앤 것입니다.

기존 관리소장 인건비는 4대보험 등 간접비를 포함해서 월 약 250만 원이었습니다.

파트타임 관리 방식으로 변경한 이후에는 월 165만 원(부가세 포함) 수준으로 운영이 가능했습니다.

월 약 85만 원,

연간 약 1,020만 원​의 비용 차이가 발생했습니다.

여기에 관리 인력의 퇴직금이나 대체인력, 채용 등에 대한 부담도 함께 줄일 수 있었습니다.

중요한 것은 단순히 관리인력을 줄인 것이 아닙니다.

현장에 필요한 업무와 본사에서 처리할 수 있는 업무를 구분하고, 건물에 맞는 관리방식으로 변경한 것입니다.

모든 건물에 상주 관리가 필요한 것은 아닙니다

상주관리 자체가 잘못된 것은 아닙니다.

대형 오피스텔이나 공동주택처럼 민원이 많고 시설관리가 복잡한 건물은 상주인력이 필요한 경우가 많습니다.

반면 다음과 같은 건물은 다른 관리방식을 검토해볼 수 있습니다.

꼬마빌딩

중소형 상가

법인 사옥

지식산업센터

소규모 오피스텔

이러한 건물은 업무량과 민원 발생 시간에 따라

상주관리

파트타임 관리

순회관리

비상주 관리

등 다양한 방식으로 운영할 수 있습니다.

건물의 규모만 보고 관리방식을 결정하기보다 

실제 업무량과 관리 필요시간을 기준으로 판단하는 것이 중요합니다.

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구분소유 건물은 관리비보다 관리주체가 더 큰 고민이 되기도 합니다.

호실마다 소유주가 다른 집합건물이나 상가의 경우에는 

관리비 절감 외에도 관리업무를 누가 담당할 것인지가 중요한 문제가 됩니다.

관리단 대표가 직접

민원 처리

업체 관리

관리비 집행

시설관리

각종 계약

점검 일정 관리

등을 모두 담당하기는 현실적으로 쉽지 않습니다.

이런 경우에는 관리단이 중요한 의사결정을 하고, 

실무적인 관리업무는 전문 관리업체가 담당하는 방식​을 검토할 수 있습니다.

관리단의 역할과 관리업체의 역할을 구분하면 관리업무의 부담을 줄이고 보다 체계적으로 건물을 운영할 수 있습니다.

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관리비 절감의 핵심은 '무조건 줄이는 것'이 아닙니다.

건물관리에서 비용을 줄인다고 해서 필요한 서비스를 없애는 것은 바람직하지 않습니다.

청소를 지나치게 줄이면 건물 환경이 나빠질 수 있고,

시설점검을 줄이면 오히려 더 큰 비용이 발생할 수 있습니다.

반대로 건물 규모에 비해 과도한 관리인력을 운영하고 있다면 

불필요한 비용이 계속 발생할 수 있습니다.

결국 중요한 것은

현재 건물에 필요한 관리 수준은 유지하면서, 불필요하게 발생하는 비용을 찾아내는 것​입니다.

건물관리소는 관리비를 단순히 낮추는 것이 아니라 

건물의 관리업무를 분석하고 적합한 관리구조를 설계하는 것을 우선합니다.

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우리 건물도 관리비를 줄일 수 있을까요?

다음과 같은 상황이라면 현재 관리방식을 한번 점검해볼 필요가 있습니다.

관리소장 인건비가 부담되는 경우

건물 규모에 비해 관리인력이 많은 경우

관리비가 매년 증가하고 있는 경우

외주업체가 여러 곳으로 나뉘어 관리가 복잡한 경우

건물주가 직접 민원과 업체 관리를 하고 있는 경우

관리단 대표가 대부분의 실무업무를 직접 처리하는 경우

상주관리원이 있지만 실제 업무량은 많지 않은 경우

관리비 내역을 정확하게 파악하기 어려운 경우

이런 경우에는 단순히 비용을 깎기보다 현재 관리업무를 다시 분석해보는 것이 먼저입니다.

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건물관리소가 제안하는 관리 시스템

건물관리소는 상가, 꼬마빌딩, 오피스텔, 지식산업센터 등 다양한 건물의 특성에 맞춰 관리방식을 설계합니다.

01. 현장 관리 분석

건물 규모와 시설, 민원, 관리업무를 확인합니다.

02. 관리비 구조 분석

인건비와 외주비, 시설관리비 등 현재 발생하는 비용을 검토합니다.

03. 관리방식 제안

상주관리, 파트타임, 순회관리, 비상주 관리 등 건물에 적합한 방식을 비교합니다.

04. 본사와 현장의 업무 분담

현장에서 필요한 업무와 본사에서 처리할 수 있는 업무를 구분합니다.

05. 지속적인 관리

관리비 절감에만 집중하지 않고 시설관리와 민원, 점검, 환경관리까지 안정적으로 운영합니다.

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관리비를 줄이는 가장 좋은 방법은 관리방식을 다시 설계하는 것입니다.

관리비가 높다고 해서 무조건 사람을 줄이거나 청소 횟수를 줄여야 하는 것은 아닙니다.

건물에 필요한 관리 수준은 유지하면서 불필요한 비용을 줄이는 것.

그것이 건물관리소가 생각하는 관리비 절감의 기본입니다.

지금 내고 있는 관리비가 정말 건물에 필요한 비용인지,

현재 관리방식이 건물 규모와 업무량에 적합한지 궁금하시다면

현재 관리비 내역과 관리방식을 기준으로 하나씩 확인해보시기 바랍니다.

건물관리소는 건물의 규모와 특성에 맞는 관리 시스템을 설계하고, 효율적인 운영과 안정적인 관리를 함께 지원합니다.

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