상가나 오피스텔을 관리하다 보면 어느 순간 이런 문제가 발생합니다.

“관리비는 계속 나오는데 누가 관리하는 건가요?”

“관리단이 있다고 하는데 제대로 구성된 게 맞나요?”

“관리인을 새로 선임해야 하는데 어떤 절차로 진행해야 하나요?”

“관리업체가 건물을 관리하고 있으면 관리단은 없어도 되는 것 아닌가요?”

집합건물의 관리 문제는 단순히 관리업체를 선정하는 것만으로 해결되지 않습니다.

관리단의 구성, 관리인 선임, 관리단집회의 의사결정, 관리규약 제정은 

관리업체가 아닌 관리단에서 세팅을 미리 해둬야 합니다.

관리체계가 잡혀 있지 않은 상태에서 관리비 분쟁이나 관리인 교체 문제가 발생하면 

행정적인 여러 문제가 생기게 됩니다. 

따라서 상가관리단을 구성하는 것은 기본입니다.

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허나, 상가관리단은 별도의 신고를 해야 만들어지는 조직이 아닙니다

가장 먼저 알아둘 부분입니다.

집합건물의 관리단은 일반적인 법인이나 임의단체처럼 별도의 창립절차를 거쳐야만 만들어지는 조직이 아닙니다.

집합건물에 구분소유 관계가 형성되면 집합건물법에 따라 구분소유자 전원을 구성원으로 하는 관리단이 성립합니다.

따라서

구청에 신고해야 관리단이 만들어지는 것

세무서에서 고유번호증을 받아야 관리단이 성립하는 것

관리단집회를 개최해야 비로소 관리단이 생기는 것

으로 이해해서는 안 됩니다.

다만 관리단이 법률상 존재하는 것과 실제 건물을 제대로 운영하는 것은 별개의 문제입니다.

건물을 실제로 관리하려면 

관리인 선임, 관리규약, 관리단집회 등 관리단 업무부터

관리비 부과 및 회계관리, 시설관리 등 관리업체 업무까지 별도의 운영체계가 필요합니다.

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관리단과 관리인, 관리업체는 서로 다른 역할을 합니다

집합건물 관리에서 가장 많이 혼동하는 부분 중 하나입니다.

관리단

구분소유자 전원으로 구성되며 건물의 공용부분 관리와 관련한 중요한 사항을 결정하는 주체입니다.

관리인

관리단을 대표하고 관리단의 사무를 집행하는 사람입니다.

보통 관리단 대표가 겸임하는 경우가 많습니다.

관리업체

관리단 또는 관리인과 체결한 계약에 따라 시설관리, 관리비 업무, 민원관리, 청소·경비 등 실제 관리업무를 수행할 수 있습니다.

쉽게 구분하면 다음과 같습니다.

관리단 → 중요한 사항을 결정하는 주체 

관리인 → 관리단을 대표하고 사무를 집행하는 주체 

관리업체 → 계약된 범위의 실제 관리업무를 수행하는 주체

따라서 관리업체가 건물을 관리하고 있다고 해서 관리단의 역할까지 없어지는 것은 아닙니다.

반대로 관리인이 선임되어 있다고 해서 관리인이 모든 시설관리와 회계업무를 직접 수행해야 하는 것도 아닙니다.

관리단의 의사결정과 전문 관리인력의 실무를 적절하게 분리하는 것이 효율적인 관리체계를 만드는 중요한 요소입니다.

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관리단은 실제로 어떤 업무를 수행할까요?

상가나 오피스텔에는 여러 구분소유자가 함께 사용하는 공용부분이 존재합니다.

복도, 계단, 엘리베이터, 주차장, 옥상, 외벽, 기계실, 전기·소방시설 등이 대표적입니다.

이러한 공용부분은 개별 소유자가 독립적으로 관리할 수 없기 때문에 건물 전체의 관리체계가 필요합니다.

관리업무에는 다음과 같은 것들이 있습니다.

공용부분 유지·보수

관리비 부과 및 징수

관리비 지출 및 회계관리

전기·소방·승강기 등 시설관리

청소·경비 등 용역업체 관리

관리업체 선정 및 계약

주차장 등 공용시설 운영

공사 및 수선 관련 의사결정

관리규약 제정 및 변경

관리단집회 개최

주요 관리사항에 대한 의사결정

결국 관리단의 역할은 건물 전체의 공동관리와 관련한 의사결정 및 관리체계를 유지하는 것이라고 볼 수 있습니다.

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관리인 선임은 어떻게 진행할까요?

관리단을 실제로 운영하기 위해서는 관리인을 선임해야 하는 경우가 있습니다.

이때 단순히 구분소유자 몇 명이 모여 관리인을 정하는 방식으로 진행해서는 안 됩니다.

먼저 해당 건물의 기본적인 관리구조를 확인해야 합니다.

관리인 선임 전 확인해야 할 사항

① 구분소유자 현황

등기사항증명서 등을 통해 실제 구분소유자와 전유부분 현황을 확인합니다.

② 의결권 구조

구분소유자의 수뿐만 아니라 의결권을 어떻게 계산해야 하는지 확인해야 합니다.

③ 기존 관리규약

관리규약이 있다면 관리인 선임 및 관리단 운영과 관련한 내용을 확인합니다.

④ 기존 관리인 및 관리주체

현재 누가 관리단을 대표하고 있는지, 관리업체가 어떤 업무를 수행하고 있는지 확인합니다.

⑤ 관리단집회 소집절차

관리인 선임 안건을 어떤 방식으로 관리단집회에 상정할 것인지 검토합니다.

관리단집회에서 중요한 것은 '사람이 몇 명 왔는가'가 아닙니다.

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관리인 선임이나 중요한 관리사항을 결정할 때 실제 분쟁은 집회가 끝난 이후 발생하는 경우가 많습니다.

예를 들어 다음과 같은 문제가 제기될 수 있습니다.

“소집통지를 받지 못했습니다.”

“소유자가 아닌 사람이 의결에 참여했습니다.”

“위임장이 제대로 작성되지 않았습니다.”

“의결권 계산이 잘못되었습니다.”

“관리인 선임 안건이 소집통지서에 제대로 기재되지 않았습니다.”

이러한 문제가 발생하면 관리인 선임 결의의 효력 자체가 문제될 수 있습니다.

따라서 관리단집회를 준비할 때는 집회 날짜를 정하는 것보다 

소집통지, 구분소유자 및 의결권 확인, 위임관계, 의결절차 등을 사전에 검토하는 것이 중요합니다.

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관리인 선임 후에도 확인해야 할 절차가 있습니다

관리단집회에서 관리인을 선임했다고 해서 모든 행정절차가 끝나는 것은 아닙니다.

특정 규모 이상의 집합건물에서는 관련 법령에 따라 관리인 선임 신고가 필요한 경우가 있습니다.

실무적으로는 건물의 규모와 관리인 선임 방식 등을 확인한 후 필요한 신고절차와 제출서류를 준비해야 합니다.

또한 관리인 선임 신고와 관리단 고유번호증 발급은 서로 다른 절차입니다.

관리단 명의의 금융거래나 회계관리 등을 위해 고유번호증이 필요한 경우에는 별도의 신청절차를 진행해야 합니다.

즉, 전체적인 흐름은 건물의 상황에 따라 차이가 있을 수 있지만 크게 다음과 같이 구분해서 이해할 수 있습니다.

관리단 성립

↓관리인 선임

↓필요한 경우 관리인 선임 신고

↓관리단 고유번호증 발급

↓관리단 명의 계좌 및 회계체계 구축

중요한 것은 각 절차를 하나로 생각하지 않고 

법률상 관리단의 성립과 관리인 선임, 행정적인 신고 및 세무 절차를 각각 구분하는 것입니다.

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상가관리단 분쟁은 대부분 운영 과정에서 발생합니다

관리단을 구성하는 것보다 더 어려운 것은 구성된 관리단을 제대로 운영하는 것일 수 있습니다.

실제 현장에서는 다음과 같은 문제가 반복적으로 발생합니다.

관리비 통장을 확인하기 어려운 경우

관리비 사용 내역이 제대로 정리되지 않은 경우

공사업체 선정 과정이 불분명한 경우

관리업체 계약의 주체가 명확하지 않은 경우

특정인이 장기간 관리업무를 수행하는 경우

관리단집회가 적법한 절차로 진행되었는지 확인하기 어려운 경우

기존 관리인과 새로운 관리인 사이에 권한 다툼이 발생하는 경우

특히 관리비 계좌, 회계자료, 관리업체 계약, 공용부분 공사계약 등 

핵심 자료가 특정 개인이나 기존 관리주체에게 집중되어 있는 경우 

관리권한을 둘러싼 갈등이 커질 가능성이 있습니다.

이런 상황에서는 단순히 새로운 관리업체를 선정하는 것보다 기존 관리체계부터 확인해야 합니다.

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관리단을 새롭게 구성해야 한다면 무엇부터 확인해야 할까요?

이미 관리단 내부에서 갈등이 발생했다면 

곧바로 관리단집회를 개최하기보다 현재 상황을 먼저 정리하는 것이 필요합니다.

다음 항목을 우선적으로 확인해볼 수 있습니다.

1. 현재 관리인은 누구인가

2. 기존 관리규약이 존재하는가

3. 구분소유자는 정확히 몇 명인가

4. 의결권은 어떻게 산정되는가

5. 기존 관리단집회는 어떤 절차로 진행되어 왔는가

6. 관리비 계좌와 회계자료는 어디에서 관리하고 있는가

7. 현재 관리업체와 체결된 계약은 무엇인가

8. 공용부분 관리 및 시설관리 업무는 누가 담당하고 있는가

이러한 사실관계를 확인한 후, 관리단집회와 관리인 선임 절차를 설계해야 합니다.

처음 절차를 잘못 진행하면 이후 관리인 선임이나 관리권한 자체가 분쟁의 대상이 될 수 있기 때문입니다.

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관리단 운영에 문제가 있는 건물에서 흔히 생각하는 해결책이 “관리업체부터 바꾸자”는 것입니다.

허나, 단순하게 관리업체를 바꾸는 것만으로 관리 문제가 해결되지는 않습니다

 관리단의 의사결정 구조나 관리권한이 명확하지 않은 상태에서 

업체만 교체하면 새로운 업체가 들어온 이후에도 같은 문제가 반복될 수 있습니다.

예를 들어

관리인은 누구인지

관리업체는 누구와 계약했는지

관리비 계좌는 누가 관리하는지

공용부분 공사는 누가 결정하는지

관리비는 어떤 기준으로 부과하는지

이러한 사항이 정리되지 않은 상태라면 관리업체가 바뀌더라도 여러 문제가 발생 할 수 있습니다.

따라서 집합건물의 관리 문제는 관리단의 법적·의사결정 구조를 세팅하고 나서 

관리업체 선임을 하는 것이 중요합니다.

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건물관리소가 지원하는 집합건물 관리업무

건물관리소는 단순히 청소나 시설관리 인력을 배치하는 것에 그치지 않고, 

건물의 관리체계가 실제 현장에서 작동할 수 있도록 관리업무 전반을 검토합니다.

건물의 상황에 따라 다음과 같은 업무를 지원할 수 있습니다.

관리단 운영 지원

관리단 구성 및 운영체계 검토

구분소유자 및 의결권 현황 확인

관리단집회 준비

관리인 선임 절차 검토

관리규약 검토 및 운영 지원

관리업무 운영

관리비 부과 및 회계관리

공용부분 유지관리

시설 및 법정점검 일정 관리

청소·경비 등 용역업체 관리

민원 및 현장관리

주차장 등 공용시설 관리

관리체계 구축

관리단 명의 회계체계 구축

관리업체 계약 및 업무범위 검토

관리비 및 지출 관리

정기적인 관리보고 체계 구축

현장 인력 운영방식 설계

건물마다 필요한 관리방식은 다르기 때문에 

관리단의 법적 구조와 건물의 실제 운영환경을 함께 확인한 후 

관리체계를 설계하는 것을 중요하게 보고 있습니다.

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상가관리단은 '만드는 것'보다 제대로 운영하는 것이 중요합니다

상가관리단은 단순히 신고서 한 장을 제출해서 만드는 조직이 아닙니다.

집합건물의 구분소유 관계가 형성되면 법률상 관리단이 성립하고, 이후 건물을 실제로 운영하기 위해 

관리인 선임, 관리단집회, 관리규약, 회계체계, 시설관리 및 관리업체 운영 등 다양한 요소가 필요합니다.

특히 이미 관리비나 관리권한을 둘러싼 갈등이 발생한 건물이라면 

현재 관리단의 구성과 의결절차, 기존 계약관계, 회계자료 등을 먼저 확인한 후 

향후 절차를 결정하는 것이 중요합니다.

상가관리단을 새롭게 운영해야 하거나 관리인을 선임해야 하는 경우,

기존 관리단의 운영에 문제가 있는 경우,

관리업체 교체를 검토하고 있는 경우라면

현재 건물의 관리구조부터 하나씩 확인해보시기 바랍니다.

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관리단은 존재하는 것보다, 구분소유자의 의사가 적법하게 반영되고 

실제 관리업무가 투명하게 이루어지는 구조를 만드는 것이 중요합니다.

건물관리소는 상가·오피스텔 등 집합건물의 관리단 운영부터 

관리인 선임, 관리비·회계관리, 시설관리, 관리업체 운영까지 건물의 상황에 맞는 관리체계를 구축할 수 있도록 지원합니다.

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