법인 소유 건물 관리는 전기·소방·승강기·청소 업체 관리부터

법정 점검, 관리비 부과, 민원 대응까지

실무자에게 과도한 부담이 집중되는 구조인 경우가 많습니다.

이 글에서는 실제 법인 건물 관리 사례를 통해

기존 업체를 유지한 채 원스톱 관리 구조와

파트타임 관리 방식을 적용해

관리비 절감과 업무 효율을 동시에 개선한 과정을 정리했습니다.

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법인에서 소유한 건물 관리는 단순히 시설을 유지하는 일이 아닙니다.

전기·소방·승강기·청소 업체 관리부터

관리비 부과, 법정 점검 일정, 민원 대응, 보고 자료 정리까지

실무자 한 사람이 떠안는 업무 범위는 생각보다 훨씬 넓습니다.

실제로 많은 법인에서는

회계·재무 담당자가 건물 관리까지 함께 맡는 구조가 흔합니다.

그래서 법인 담당자는 늘 “이건 내 일이 아닌데…” 라고 말하곤합니다.

본래의 업무 외에 추가된 관리 업무는

시간도, 책임도, 스트레스도 함께 늘어납니다.

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“업체가 문제는 아닌데, 관리가 너무 번거롭습니다”

최근 상담했던 한 법인 역시 비슷한 상황이었습니다.

본사 사옥과 꼬마빌딩 여러 채를 보유하고 있었고,

소방·승강기·전기·미화 업체 모두 오래 거래한 곳이었습니다.

일은 잘했습니다.

문제는 ‘일을 누가 관리하느냐’였습니다.

업체별 점검 일정 확인

각기 다른 세금계산서 처리

고장 발생 시 연락 창구 관리

점검 결과 취합 및 보고 자료 정리

이 모든 과정이 실무자 개인에게 집중돼 있었습니다.

실무자가 원한 건 ‘업체 변경’이 아니라 ‘관리 구조 변경’

상담 과정에서 가장 먼저 나온 질문은 이것이었습니다.

“지금 쓰는 전기·소방·승강기 업체,

그대로 두고 관리만 맡길 수 있나요?”

답은 가능이었습니다.

건물관리소는

기존에 잘 운영 중인 업체를 무조건 교체하지 않습니다.

대신,

각 업체 일정 통합 관리

점검 결과 취합 및 정리

비용 원스톱 정산

시설관리 업체 관리·감독

을 관리업체가 대신 수행합니다.

실무자 입장에서는

지출 창구가 하나로 줄어들고

소통 대상도 관리업체 한 곳으로 단순화됩니다.

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법인 실무자가 또 하나 중요하게 보는 건

내부 보고가 가능한 관리 구조입니다.

‘보여주기식 관리’가 필요한 이유입니다.

그래서 실제 현장에서는 이런 방식이 적용됐습니다.

건물 층별 QR코드 부착

카카오톡 플러스친구 연동

실시간 민원 접수 및 처리 이력 관리

입주자는 QR만 찍으면 바로 문의가 가능하고,

실무자는 민원 처리 내역을

그대로 보고 자료로 활용할 수 있습니다.

겉보기엔 시스템처럼 보이지만,

실제로는 실무자의 업무를 줄이기 위한 구조입니다.

법정 점검부터 관리비까지, 한 번에 관리되는 구조

법인 건물 관리에서 놓치기 쉬운 부분이

각종 법정 점검 일정과 행정 관리입니다.

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건물관리소는 다음 영역을 통합 관리합니다.

정화조·소방·저수조 등 법정 점검 일정 관리

관리비 부과 및 체납자 관리

민원 응대 및 이력 관리

임대 관리 지원

시설관리 업체 관리·감독

미화 품질 점검

실무자는

“하나하나 챙기는 역할”이 아니라

확인하고 보고하는 구조로 전환됩니다.

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관리비를 줄인 핵심은 ‘상주’가 아니라 ‘파트타임’

해당 법인은 처음에

상주 관리인 채용을 검토했습니다.

월 비용은 약 250만 원 이상.

하지만 업무를 분석해보니,

민원은 특정 시간대에 집중

상시 상주가 필수는 아님

그래서

파트타임 관리 + 본사 전담 관리자 지원 구조로 전환했습니다.

그 결과,

불필요한 대기 인건비 제거

관리 품질 유지

관리 범위는 오히려 확대

 관리비는 줄고, 관리 효율은 높아졌습니다.

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법인 건물 관리의 기준은 ‘사람’이 아니라 ‘시스템’입니다

법인에서 관리업체를 선정할 때

실무자가 진짜 원하는 기준은 명확합니다.

지출 창구가 하나일 것

일정·업체 관리를 대신해줄 것

보고 가능한 관리 시스템

합리적인 비용 구조

건물관리소는

이 기준을 실제 현장에서 구현하고 있습니다.

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 마무리

건물 관리가 어려운 이유는

건물이 많아서가 아니라

관리 구조가 분산돼 있기 때문입니다.

법인 소유 건물 관리에서

실무자의 부담을 줄이고

관리 품질과 비용 구조를 동시에 개선하고 싶다면,

실무자의 입장을 이해하는 관리업체 선택이 중요합니다.

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