안녕하세요. 건물관리소입니다.

결론부터 말씀드리겠습니다.

건물 관리가 안 되는 이유는 사람이 부족해서가 아니라, 관리 주체가 너무 많기 때문인 경우가 많습니다.

예를들어, 관리회사 따로 시설 따로, 경비 따로, 미화 따로인 경우 입니다.

실제로 법인 기업 담당자분들과 상담을 하다 보면 이런 이야기를 자주 듣습니다.

"관리업체는 있는데 왜 제가 계속 뛰어다니고 있는 거죠?"

이 시점에서 이런 생각이 드실 수 있습니다.

"업체가 많으면 오히려 더 전문적으로 관리되는 것 아닌가요?"

저희도 처음에는 그렇게 생각했습니다.

그런데 실제 현장에서는 전혀 다른 결과가 나오는 경우가 많습니다.

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최근 상담했던 한 법인 소유 오피스빌딩 사례입니다.

연면적 약 4,000평 규모의 건물이었습니다.

시설관리 업체 따로,

미화 업체 따로,

경비 업체 따로,

임대관리 담당자 따로,

회계 담당자 따로 운영되고 있었습니다.

겉으로 보면 상당히 체계적인 구조처럼 보입니다.

그런데 담당자분의 첫 마디는 의외였습니다.

"매일 보고를 받는데도 건물에서 무슨 일이 진행되는지 모르겠습니다."

왜 이런 일이 발생했을까요?

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관리업체가 많을수록 관리가 잘되는가

많은 분들이 여기서 오해합니다.

전문 업체가 많으면 관리 품질도 높아질 것이라고 생각합니다.

하지만 실제로는 담당자가 조율해야 할 사람이 늘어나는 경우가 많습니다.

예를 들어 누수가 발생했다고 가정해보겠습니다.

시설업체와 통화합니다.

원인을 파악합니다.

임차인과 일정 조율을 합니다.

공사 견적을 확인합니다.

결과를 내부 보고합니다.

문제는 누수 하나만 있는 것이 아니라는 점입니다.

관리비 문의도 들어오고,

공실 관련 보고도 해야 하고,

시설 점검 일정도 확인해야 합니다.

결국 담당자는 건물을 관리하는 것이 아니라 업체를 관리하게 됩니다.

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그렇다면, 법인 담당자들이 실제로 원하는 것은 무엇일까요?

처음 상담을 시작하면 대부분 관리비 이야기를 합니다.

"관리비를 줄일 수 없을까요?"

"현재 용역비가 적정한가요?"

그런데 이야기를 조금 더 나눠보면 진짜 고민은 따로 있습니다.

"건물 때문에 제 업무 시간이 너무 많이 뺏깁니다."

실제로 한 법인 담당자는 건물 관련 업무로만 월 평균 20시간 이상을 사용하고 있었습니다.

업체 미팅

민원 대응

보고서 검토

계약 관리

시설 이슈 대응

생각보다 적지 않은 시간입니다.

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관리비보다 더 비싼 것은 담당자의 시간입니다.

이 부분은 많은 기업들이 놓치는 부분입니다.

예를 들어 담당자의 연봉이 5,000만 원이라고 가정해보겠습니다.

건물 관리 업무로 월 20시간을 사용한다면,

연간 약 240시간을 건물 관련 업무에 사용하게 됩니다.

근무일 기준으로 환산하면 약 30일 수준입니다.

한 달 가까운 업무 시간이 건물 관리에 사용되는 셈입니다.

과연 이것이 효율적인 구조일까요?

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그래서 부동산 자산관리회사는 무엇을 해야 할까요?

많은 분들이 자산관리회사를 시설관리 회사 정도로 생각합니다.

하지만 실제 역할은 조금 다릅니다.

좋은 부동산 자산관리회사는 문제를 처리하는 회사가 아닙니다.

담당자가 문제를 신경 쓰지 않아도 되는 구조를 만드는 회사입니다.

임대관리(LM)

시설관리(FM)

자산관리(PM)

민원관리

관리비 운영

보고 체계

이 모든 내용을 하나의 창구로 통합하는 것이 핵심입니다.

경험상 좋은 자산관리회사는 인력을 많이 투입하지 않습니다

이 부분은 현장에서 자주 느끼는 부분입니다.

관리 인원이 많다고 좋은 관리가 되는 것은 아닙니다.

오히려 담당자가 직접 개입할 일이 얼마나 적은지가 중요합니다.

실제로 운영이 잘되는 건물들은 공통점이 있습니다.

문제가 생겨도 담당자에게 전화가 오지 않습니다.

현장에서 처리되고,

정리된 결과만 보고됩니다.

결국 기업이 원하는 것은 사람이 아니라 결과이기 때문입니다.

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법인 담당자가 가장 먼저 확인해야 하는 4가지

현재 관리업체 선정을 검토하고 계신다면 아래 내용을 먼저 확인해보시는 것이 좋습니다.

① 업체가 몇 개인가요?

전문성보다 관리 포인트가 늘어나고 있는 것은 아닌지 확인해야 합니다.

② 보고 체계는 단순한가요?

담당자가 직접 취합해야 한다면 시스템에 문제가 있을 수 있습니다.

③ 민원이 누구에게 가고 있나요?

건물 관련 전화가 담당자에게 직접 온다면 개선이 필요합니다.

④ 담당자의 업무 시간은 얼마나 사용되고 있나요?

생각보다 큰 비용은 관리비가 아니라 담당자의 시간일 수 있습니다.

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건물관리소가 생각하는 자산관리의 본질

건물은 시간이 지나면 노후화됩니다.

임차인도 바뀌고,

시설도 고장이 나고,

민원도 발생합니다.

문제는 건물의 업무량이 늘어나는 것이 아니라,

담당자의 업무량까지 함께 늘어나는 구조입니다.

그래서 저희는 자산관리를 단순한 시설 운영이 아니라,

"기업 담당자의 시간을 돌려주는 일"이라고 생각합니다.

지금 귀사의 관리 구조는 어떠신가요?

관리업체는 충분히 있는데도 담당자 업무는 계속 늘어나고 계신가요?

건물을 관리하기 위해 업체를 쓰고 있는 것인지,

아니면 업체를 관리하기 위해 담당자가 일하고 있는 것인지,

한 번쯤 점검해보실 필요는 없을 것입니다.

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